วงจรโครงการ
ขั้นตอนที่ 1 การเตรียมโครงการ
การจัดทำโครงการจะสำเร็จผลได้อย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ จะต้องเริ่มจากการจัดเตรียมโครงการให้สามารถใช้เป็นแนวทางในการดำเนินขั้นตอนอื่นได้ต่อไป การจัดเตรียมโครงการที่ดีจะทำให้เกิดความชัดเจนและส่งผลให้เกิดโอกาสในการประสบความสำเร็จได้มากขึ้น โดยการจัดเตรียมโครงการเป็นการศึกษาถึงที่มาของโครงการโดยแยกออกเป็น 2 ประเด็น
1. ปัญหา – เป็นการจัดทำโครงการเพื่อแก้ปัญหาต่างๆทั้งในปัจจุบัน และปัญหาที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคต จึงมีการจัดทำโครงการต่างๆขึ้นมาเพื่อแก้ไขปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้น
ประเภทของปัญหา มี 3 ประเภท
1.ปัญหาป้องกัน จะเกิดขึ้นในอนาคต ปัจจุบันยังไม่ชัดเจน มีแต่อาการ ปัญหาจะเกิดขึ้นตามสถานการณ์ของแต่ละที่หรือบริบท
2.ปัญหาขัดข้อง เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นจากอดีต มาจนถึงอนาคตและมีผลส่งไปจนถึงอนาคต
ความต้องการ
3.ปัญหาเรื้อรัง เกิดขึ้นเป็นเรื่องปกติ มีการยอมรับเป็นเรื่องธรรมดา เช่นปัญหาจราจร
2. ความต้องการ – เป็นกรจัดทำโครงการเพื่อตอบสนองความต้องการของหน่วยงาน โดยโครงการจะตอบสนองต่อวัตถุประสงค์ หรือวิสัยทัศน์ของหน่วยงานเพื่อให้หน่วยงานบรรลุวัตถุประสงค์ตามต้องการ
โดยเมื่อทราบถึงที่มา หรือวัตถุประสงค์ในการดำเนินการจัดทำโครงการแล้ว การเตรียมการในลำดับต่อไปคือการทำโครงการให้เป็นลายลักษณ์อักษร คือการเขียนโครงการ มีลักษณะดังนี้
การเขียนโครงการ – เป็นวิธีการบรรยายหรือแจกแจงรายละเอียดของโครงการตามองค์ประกอบ โดยมีองค์ประกอบดังนี้
1. ชื่อแผนงาน/ โครงการ
2. ที่มาของโครงการ
3. วัตถุประสงค์ หรือเป้าหมายของโครงการ
4. ขอบเขตการดำเนินงาน
5. แผนปฏิบัติการ
6. ระยะเวลาดำเนินการ
7. ผู้รับผิดชอบโครงการ
8. งบประมาณ
9. ผลประโยชน์ที่ได้รับจากการดำเนินโครงการ
ขั้นตอนที่ 2 การวิเคราะห์โครงการ
ขั้นตอนการวิเคราะห์โครงการ เป็นการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการภายใต้เงื่อนไงต่างๆ ที่ต้องการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่จำกัดอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลโดยต้องการเพื่อตัดสินใจเลือกดำเนินการ เป็นการพิจารณาความเหมาะสมของโครงการ เช่น ความคุ้มค่า ความเป็นไปได้ในทางปฏิบัติ การวิเคราะห์โครงการนั้น ต้องใช้ความเชี่ยวชาญเป็นอย่างมาก ดังนั้นต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญในด้านต่างๆมาดำเนินการร่วมกัน เพื่อศึกษาถึงความเป็นไปได้และการจัดทำรายละเอียดของโรงการอย่างสมบูรณ์ โดยการวิเคราะห์ความเป็นไปได้ในการดำเนินโรงการนั้น จะเน้นใน 2 ประเด็นสำคัญดังนี้
1. การวิเคราะห์ปัจจัยภายใน – เป็นการศึกษาถึงปัจจัยที่เกี่ยวข้องในด้าน อุปสงค์หรือด้านตลาด, ด้านเทคนิค, ด้านการเงิน และด้านการบริหาร
2. การวิเคราะห์ปัจจัยภายนอก – เป็นการวิเคราะห์ในด้านเศรษฐกิจ, สังคม, การเมือง และด้านสิ่งแวดล้อม
โดยแต่ละด้านนั้น มีรายละเอียดดังนี้
การวิเคราะห์ปัจจัยภายใน
1. ด้านอุปสงค์หรือด้านตลาด – วิเคราะห์และคาดหมายความต้องการของกลุ่มเป้าหมายในการจัดทำโครงการ เพื่อให้โครงการมีโอกาสประสบความสำเร็จสูง เพราะโครงการนั้นสามารถตอบสนองต่อความต้องการของกลุ่มเป้าหมายได้อย่างชัดเจน
2. ด้านเทคนิค – เป็นการวิเคราะห์ถึงกระบวนการและขั้นตอนในการดำเนินโครงการว่า จะใช้ทรัพยากรอย่างไรและขั้นตอนอย่างไรให้คุ้มค่าที่สุดต่อไป
3. ด้านการเงิน – ตรวจสอบว่าโครงการนั้นจะมีความคุ้มค่าหรือไม่ ในส่วนของผลที่จะได้รับ และรายจ่ายที่จ่ายไป
4. ด้านการบริหาร – พิจารณาถึงความสามารถและสมรรถนะของหน่วยงานที่จะเป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินโครงการนั้น ว่าเหมาะสมหรือไม่ เช่นการใช้ตัวแบบ 7’s มาใช้ในการวิเคราะห์ด้านต่างๆเป็นต้น
การวิเคราะห์ปัจจัยภายนอก
1. ด้านเศรษฐกิจ – วิเคราะห์ถึงสภาพเศรษฐกิจในปัจจุบันว่าเป็นเช่นไร เหมาะสมที่จะดำเนินโครงการหรือไม่
2. ด้านสังคม – ศึกษาถึง ค่านิยม ประเพณี วัฒนธรรม สถาบันทางสังคม ว่าโครงการที่จะดำเนินการจัดขึ้นนั้น มีความเหมาะสมกับสภาวะทางสังคมต่างๆหรือไม่อย่างไร
3. ด้านการเมือง – วิเคราะห์ถึงกลุ่มผลประโยชน์ นโยบายรัฐ กฎหมาย ว่าจะส่งผลเช่นไรต่อโครงการบ้าง ทั้งนี้เพื่อให้การดำเนินโครงการมีความราบรื่น
4. ด้านสิ่งแวดล้อม – วิเคราะห์ว่าการดำเนินโครงการนั้นส่งผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมอย่างไรบ้าง
ขั้นตอนที่ 3 ดำเนินการ
ขั้นตอนในการดำเนินการนั้นมีรายละเอียดที่สำคัญอยู่ 5 ส่วน ดังนี้
1. การจัดโครงสร้างองค์กร
2. การจัดการทรัพยากรมนุษย์
3. การอำนวยการโครงการ
4. การควบคุมโครงการ
5. เทคนิคการควบคุมโครงการ
โดยในแต่ละขั้นตอนมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
1. การจัดโครงสร้างองค์กร – การจัดการโครงการ ต้องมีการจัดโครงสร้างองค์การเพื่อให้เกิดระเบียบในการบริหารงานและการทำงานของกลุ่มคน และเป็นการกำหนดรูปแบบของหน่วยงานที่รับผิดชอบโครงการเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการบริหารโครงการต่อไป
2. การจัดการทรัพยากรมนุษย์ – การจัดการทรัพยากรมนุษย์เป็นการบริหาร คน ในทุกๆด้าน ทั้งในด้านการสรรหาและคัดเลือกคนเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในทีมงานดำเนินโครงการ ด้านการพัฒนา คน ให้มีความรู้ความสามารถเหมาะสมกับการดำเนินโครงการ เป็นต้น
3. การอำนวยการโครงการ – เป็นการประสานทรัพยากรต่างๆ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ต้องการอย่างมีประสิทธิภาพ โดยผู้บริหารโครงการจะต้องชักจูงและชี้แนวทางให้บุคลากรในโครงการปฏิบัติเพื่อความสำเร็จของโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า
4. การควบคุมโครงการ – การควบคุมโครงการนั้น เป็นเรื่องของการดำเนินการให้เกิดการกระทำที่เป็นไปตามแผน หลักการ และคำสั่งที่กำหนดไว้ ทั้งนี้เพื่อให้เกิดการดำเนินการให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการนั่นเอง
5. เทคนิคการควบคุมโครงการ – เป็นการใช้เครื่องมือต่างๆเข้ามาช่วยในการควบคุมโครงการ เช่น แผนภูมิแกรนท์, แผนภูมิไมล์สโตน และเทคนิคการวิเคราะห์ข่ายงาน(PERT) เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 4 ประเมินผลโครงการ
เป็นกระบวนการในการวัดผลสัมฤทธิ์ และเก็บรวบรวมข้อมูลว่า การดำเนินโครงการทั้งหมดที่ได้ดำเนินการไปนั้น บรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่ มีสิ่งใดที่ต้องดำเนินการแก้ไข ปรับปรุง หรือพัฒนา เพื่อให้การดำเนินโรงการในครั้งนี้และครั้งต่อไปประสบความสำเร็จยิ่งขึ้น
เป็นกิจกรรมเกี่ยวกับการตรวจวัดและวิเคราะห์เทคนิค กระบวนการ และผลการปฏิบัติงานโดยเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์
